これで完璧!中国語ビジネスメールの書き方・マナー・注意点

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今中国の企業とのやり取りが急速に増えています。当然メールで中国語が使えるようになると大きなメリットがあります。中国語のビジネスメールを使って、中国人とやり取りしてみましょう。

あまり深く考えることはありません。中国語のビジネスメールは日本のそれと違って、実に単純なので、最低限のことを覚えておけば大丈夫です!

なお、今回の記事では、中国語例文にピンインを付けています。実際のメールの文面には、中国語にピンインを付ける必要はありませんが、辞書で意味を調べたり、覚えるときのヒントとしてご活用ください。中国語学習の方法、発音をマスターするコツをオンライン講座でお届けしています。 いますぐこちら【無料中国語レクチャー】をぜひ体験してください。

1. ビジネスメール基本表現の中国語訳

1-1. メール定型文を中国語で表現するには?

基本的には、あまり慎重に考えず日本語のメールを翻訳サイトやアプリを利用しながら書き換えていけばよいでしょう。その中で、宛名や書き出しのフレーズ、結びのフレーズをおさえるとグッとよくなります。また相手に尊敬の念を払うために使える表現を学んでおくと尚グッド。頻出のフレーズをご紹介しますので、それらを使いこなして中国語でやり取りしてみましょう。

ただし、日本語のビジネスメールでは定番のフレーズも、中国語では使わない場合があります。2章で詳しくご紹介しますので、ご覧ください。

1-2. 宛名の書き方3つ

中国語ビジネスメールでは宛名の書き方は主に3つの種類があります。

①会社宛ての場合

宛先 中国語
会社 ○○公司(○○gōng sī)
グループ系企業(○○グループ) ○○集団(○○jí tuán)
○○部 ○○部(○○bù)
○○課 ○○科(○○kē)

部署名は中国語翻訳サイトなどを使って「営業部」なら「営业部」、「技術課」なら「技术科」というような形で記せばよいでしょう。なお、おすすめの翻訳サイトはこちらの記事『手書き入力で読めない中国語を解読する! おすすめWebサイト・アプリ』でご紹介しています。

②個人宛の場合

性別 中国語
男性 ○○先生(○○xiān shēng)
女性 ○○女士(○○nǚ shì)

未婚の女性には「○○小姐」と使うこともまれにありますが、状況によっては失礼に当たりますので、「女士」を使う方が無難でしょう。

(男性の)李さん
lǐ xiān shēng
先生
(女性の)田さん
tián nǚ shì
女士

③役職名がある方に対して

一定の地位がある方に対しては、日本と同様、名前の後ろにその役職名をつけます。

役職名 中国語
会長 董事长(dǒng shì zhǎng)
社長 总经理(zǒng jīng lǐ)
副社長 副总经理(fù zǒng jīng lǐ)
部長 部长(bù zhǎng)
課長 科长(Kē zhǎng)
係長 股长(gǔ zhǎng)
張会長
zhāng dǒng shì zhǎng
张董事长
趙社長
zhào zǒngjīnglǐ
赵总经理

もし「副~」や「代理」などの役職の場合には中国では省略してしまうのが一般的。「副部長」なら部長を意味する「部长」、「部長代理」なら代理を取った「部长」という具合です。身分が高い位で呼ばれることが失礼に当たらないので、一応頭に入れておきましょう。

1-3. 宛名にプラスする表現/拝啓○○様

1-2で紹介した「名前+役職」にプラスして、敬意を払うときには名前の前に尊敬するという意味の「尊敬的(zūnjìng de)」や敬愛するという意味の「敬爱的(jìng’ài de)」などをつけると尚丁寧になります。特に目上の方に対してのメールには使ってみて下さい。

また日本語の「拝啓○○様」的なものは「尊敬的(Zūnjìng de)」で全て代用できます。

尊敬する王社長
zūn jìng de wáng zǒng jīng lǐ
尊敬的王总经理

また、既に直接会って互いに面識がある総経理、副総経理を呼ぶときには、姓の後に「总(zǒng ゾン)をつけて敬意を表すのが一般的です。

敬愛する楊様
jìng ài de yáng zǒng
敬爱的杨总

1-4. 書き出しのフレーズ3選

本文を書き出す場合に用いるフレーズとして3つ例を挙げますので、参考にしてみて下さい。

1-4-1. まず書き出しは挨拶から

名前の後には主に「您好」(ニーハオ、nínhǎo)や複数人いる場合「各位好」(gèwèi hǎo)などを用います。特に緊急の要件から入る必要が無い場合のビジネスメールでもこのような挨拶からというのが基本です。

尊敬する羅さん、こんにちは
zūnjìng de luózǒng,nínhǎo
尊敬的罗总,您好
皆様、こんにちは
gèwèi hǎo
各位好

1-4-2. 「○○についての件です」

○○についてお知らせいたしますというときは「关于◯◯◯的事情,我给您写信。」と使ってみましょう。書き出しにいきなり来てしまっても失礼には当たりませんので大丈夫です。

新商品の件に関しましてメールいたします
guānyú xīn shāngpǐn de shìqíng,wǒ gěi nín xiě xìn
关于新商品的事情,我给您写信。

1-4-3. 「○○についてお伺いしたいのですが」

要件からいきなり入る場合には「我想咨询关于◯◯◯◯」で聞き出すことも可能です。中国に関してはなるべくビジネスメールでも要件以外のことは省いてしまうというのがむしろよいです。

御社の新発売商品に関する件についてお伺いしたいのですが。
wǒ xiǎng zīxún guānyú guìsī xīn tuīchū de shāngpǐn
我想咨询关于贵司新推出的商品
ウォ シアーン ズー シュイン グワン ユイ グイ スー シン トゥイ チュウ ディー シャーン ピン 

1-5. 相手の理解と了承を得るフレーズ9選

1-5-1. 「お忙しい中お手数おかけしますが」

お忙しいところお手数おかけいたしますが…
zài nín bǎimángzhīzhōng gěi nín tiān le bùshǎo máfán, …
在您百忙之中给您添了不少麻烦,…。

1-5-2. 「よろしくご確認ください」

よろしくご確認ください
jìngqǐng quèrèn. .
敬请确认

1-5-3. 「よろしくご参考ください」

よろしくご参考ください
jìngqǐng cānkǎo
敬请参考

1-5-4. 「よろしくお含みおきください」

よろしくお含みおきください
jìngqǐng bāohán
敬请包涵

1-5-5. 「よろしくご理解を願います」

よろしくご理解を願います
jìngqǐng liàngjiě
敬请谅解

1-5-6. 「早くのお返事をお待ち申し上げております」

早くのお返事をお待ち申し上げております
xīwàng néng zǎorì shōudào nín de huífù.
希望能早日收到您的回复

1-5-7. 「今後ともますますのご愛顧を賜りたくよろしくお願い申し上げます」

今後ともますますのご愛顧を賜りたくよろしくお願い申し上げます
xīwàng jīnhòu duōduō huìgù.
希望今后多多惠顾

1-5-8. 「今後とも双方の良好な関係発展を期待しております」

今後とも双方の良好な関係発展を期待しております
xīwàng wǒmen hézuò yúkuài
希望我们合作愉快

1-5-9. 「今後、双方が提携できることを望んでおります」

今後、双方が提携できることを望んでおります
xīwàng wǒmen nénggòu dáchéng hézuò
希望我们能够达成合作

1-6. 結びの言葉のフレーズ3選

結びのフレーズに関してもあまり回りくどい言い回しは必要とされていません。この例ぐらいを覚えておけば何とかなります。

1-6-1. 基本は改行「敬礼」でOK

結びの言葉は基本、改行して「敬礼」(ジンリー、Jìngl)でほとんどまかなえます。もしくは少し丁寧な言い方として「此致敬礼」(敬具)と使えるようになればよりよいでしょう。

敬具
cǐzhì jìnglǐ
此致敬礼

1-6-2. 「取り急ぎ用件まで」

本文から直接結びの言葉に繋げる場合には、「…暂且匆匆搁笔(取り急ぎ用件まで)」を用いましょう。

取り急ぎ用件まで
zànqiě cōngcōng gēbǐ
暂且匆匆搁笔

1-6-3. 謝意を示すフレーズ

必要に応じて締めのフレーズとして使ってみましょう。

謹んでお礼申し上げます
Jǐn cǐ zhìxiè
谨此致谢
お時間いただきありがとうございました
Gǎnxiè nín chōukòng qiàtán
感谢您抽空洽谈
お力添えいただきありがとうございます
Xièxie nín zài zhè jiàn shì shàng de bāngmáng
谢谢您在这件事上的帮忙

1-7. 中国語ビジネスメール頻出フレーズ3選

中国語のビジネスメールで頻出するフレーズをいくつか取り上げます。

1-7-1. 回答をする場合には

お問い合わせの件、下記お答えします
Xiāngguān de wèntí xiàn huídá rúxià
相关的问题现回答如下

1-7-1. 回答を求める場合には

逆に回答を求める場合は、「请您尽快回复」(取り急ぎ回答をお願いいたします)を用います。時間を入れる場合には尽快のところを時間に変えるとよいです。

取り急ぎ回答をお願いいたします
Qǐng nín jǐnkuài huífù
请您尽快回复

1-7-2. 「今日中に」など期限を表す文言

「今日中に」「なるはやで」など期限を表すしたいとき使うフレーズです。

今日中に
Jīntiān zhī nèi
今天之内
今週中に
Zhè xīngqí zhī nèi
这星期之内
今日午後3時までに
Zài jīntiān xiàwǔ 3 diǎn qián 
在今天下午3点前
できるだけはやく
Jǐnkuài
尽快

1-7-3. 「連絡を下さい」

何かありましたらご連絡ください
Rú yǒu rènhé yíwèn, qǐng suíshí yǔ wǒmen liánxì
如有任何疑问,请随时与我们联系
何かありましたら携帯までご連絡ください
Rú yǒu rènhé yíwèn, qǐng suíshí yǔ Wǒ de shǒujī liánxì
如有任何疑问,请随时与我手机联系

1-7-4.「◯◯の資料添付にて送付します。ご確認ください」

日本語にすると素気ない感じがするかも知れませんが、普段のビジネスメールはこの程度で十分ですし中国では一般的です。

会議資料を添付にて送付しますので、ご確認ください
Fùjiàn shì huìyì zīliào,qǐng cháshōu
附件是会议资料,请查收

2. ビジネスメールにおける日中間のマナーの違い・注意点

注意しておきたいビジネスメールにおける日中間の作法の違いを取り上げます。

2-1. 中国語では使わない日本語メールのフレーズ

中国語では日本語のビジネスメールのようなまどろっこしい挨拶は使わず、簡潔に本題に入るほうがよいとされています。「お世話になっております」や「先日は○○」なども使う必要がありません。また時節の挨拶も無いのでこれも不要なフレーズです。基本は挨拶(您好や各位好など)~本題へと簡潔にした方がよいとされています。

2-2. 相手をどのように呼ぶか

1-2でお伝えしたように、中国語のメールでは、相手は男性なら「先生」女性なら「女士」と名前の後に付けるのが理想的です。日本語なら「様」にあたる表現です。これでほぼまかなえますが、役職名が解るなら役職名を付けるのがベター。ただ、○○代理や副○○というような形の場合にはそれを取ってしまうのが一般的です。また担当者の場合には「亲爱的主人」(Qīn’ài de zhǔrén)などと呼ぶこともあります。

2-3. 礼と謝罪のタイミング

日本では一般的に礼と謝罪は一番はじめにというのが普通ですが、中国では謝罪や礼などを丁寧にするという文化がありません。ただしクレーム対応などの場合には「就此次退货问题,我们衷心向您致歉」(この度の返品に関して謹んでお詫び申し上げます)などの言い回しを用いることが一般的です。

この度の返品に関して謹んでお詫び申し上げます
Jiù cǐ cì tuì huò wèn tí ,wǒ men zhōng xīn xiàng nín zhì qiàn
就此次退货问题,我们衷心向您致歉

それ以外は、特に気にしないで本題へ、というのが中国語ビジネスメールでの常識です。

このように日本語のビジネスメールに対して中国語のビジネスメールははるかに簡単です。ぜひこの機会に中国語を学んでみませんか?

なお、中国ゼミでは、中国語を最短でマスターする動画を、期間・人数限定でプレゼントしています。 いますぐこちら【無料中国語レクチャー】をぜひ体験してください。

 

3. 中国語でメールをするためのPC設定

中国語のメールの書き方はわかったけど、まだ中国語入力するための設定ができていない!という場合はこちらを参考に。

3-1. 文字入力の設定

中国語でビジネスメールをする場合には中国語の言語を設定する必要があります。設定→時刻と言語→言語の追加から中国語を選んで追加すると漢字選択のときに中国語の変換ができるように。翻訳サイトやアプリなどでコピーして使う手もアリかも知れませんが、細かい表現などをしっかりとしたい方には文字入力の追加をすることをおすすめで、これで追加すると文字化けなどもなくなります。

<Windows8以降>

  1. デスクトップを右クリックして「コントロールパネル」をクリック
  2. 入力方法の変更
  3. 言語の追加
  4. 中国語(簡体字)」をクリック
  5. 中国語(簡体字、中国)」をクリック
  6. デスクトップ右下のツールバーに言語切替のボタンが現れる

<Windows7>

  1. スタートボタンから「コントロールパネル」をクリック
  2. キーボードまたは入力方法の変更」をクリック
  3. キーボードの変更」をクリック
  4. 追加」をクリック
  5. 「入力言語の追加」というウィンドウから「中国語(簡体字、中国)」を選択
    ※言語名(国名)がズラッと出てくるので、下の方にある「中国語(簡体字、中国)」という列の「+」クリック、次に「キーボード」という列の「+」をクリック。その中にいくつか候補が出てくるので、その中の「簡体字中国語-Microsoft Pinyin New Experience」にチェックを入れて、OKボタンをクリックする
  6. 中国語(簡体字、中国)」の追加を確認後、「適用(A)」をクリック

3-2. 正しく印刷できない場合の対処法

難しい文字などのやり取りなどはたまに正しく印刷されないなどのトラブルになる可能性があります。このようなときは印刷機をイメージモードにしてしまい印刷をすると上手くいく場合があります。

やり方はパソコンの設定のプリンタの設定からイメージモードを選ぶだけです。ただし全てのプリンタで対応できるかというのは解らないので、説明書などをよく読んでみましょう。

 

4. WeChatを使ってビジネスメール

日本でも会社でグループLINEなどチャットで仕事のやり取りをするケースがあると思います。中国でもその流れがきていて、中国版のLINEのWeChatで取引先ともやり取りするケースがあります。関係者全員に連絡が共有できるようになっているのが非常に大きなメリットです。

中国の職場ではWeb版のWeChathttps://wx.qq.com/)が非常に便利に使われています。仕事のプロジェクトなどでの単位でグループチャットを組んでやり取りします。この場合には特にルールやマナーなどは存在せず、情報を気軽にやり取りできることや上司に報告が要らないことから重宝されています。e-mailでのやり取りはWeChatの手軽さに押されて減っており、あまり堅苦しいメールは逆に変な印象を持たれます。

<WeChat グループチャットの作り方>

  1. 一番下メニューの「チャット」ページの右上の「」を押す
  2. グループチャット」を選択
  3. グループに参加させる連絡先を選択し、最後に「完了」を押す

<グループ名を変更する場合ー>
(最初は参加者全員の名前のグループチャット名なので、参加者誰もがわかりやすいプロジェクト名などに変更することが多いです)

  1. グループチャットのボックスの右上の”二人の人影が重なっている絵のボタン”を押す
  2. 「グループ名」を押す
  3. グループ名を好ましい名前に変更して「完了」を押す
  1. Webブラウザでhttps://wx.qq.comを開く
  2. 一番下メニューの「チャット」ページの右上の「」を押す
  3. QRコードのスキャン」を押して、ブラウザのQRコードをスキャンする
  4. チャットボックスが表示される。

 

まとめ. 中国語によるやり取りで信頼関係を築く

中国語によるやり取りで直接話せるようになるとまた一段と関係が近くなります。ビジネスメールでも最低限のことだけは押さえておきやり取りを活発にすることで信頼関係を作っていくようにするのがベターです。

ビジネスメールの鉄則はお客さんであってもあまり変わらないテイストなのが中国語のメリットでもあります。ぜひとも怖がらずに中国語でメールをしてみましょう。

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