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ビジネス用のレポートを「中国語」で書くときのコツやマナー、中国人に伝わる書き方のポイントをまとめました。レポート・報告書は会社内での情報共有のためのコミュニケーションツールとして非常に重要なものです。
日々の業務内容を共有する日報や月報、大きなイベント後にその内容を説明するために作成する報告書など、さまざまな種類があります。だからこそ、中国語で正確にまとめ、誰が読んでもわかりやすい内容に仕上げていくことが大切です。
読みやすいレポートを書くことができれば、中国人スタッフとのコミュニケーションがより円滑に進み、仕事も上手くいくでしょう。
今回、スムーズにレポートを仕上げる参考資料として、よく使う表現、日本と中国の違い、ルールも具体的にご紹介します！報告書や日報のフォーマットも用意していますので、ぜひこの記事を活用してください。
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目次
１ 中国語でのレポートのクオリティを上げる5つのポイント
中国語であろうと、レポート・報告書の類が持つ役割は同じです。レポートのクオリティを上げるためのポイントをおさらいしておきましょう。
1-1.レポートを作成する目的を明確にする
やはり作成する上で最も重要なポイントは、「どのような目的で報告書を作成するのか」 を明確にすることです。
「この報告書を作成することで、何を達成したいのか」
を意識し、作成しながら「このレポートはその目的を達成できるのか」「どのように書け ばその目的を達成できるのか」を自ら問いながら執筆しましょう。
1-2.読む立場の人を考えながら書く
レポートを作成する目的のひとつは、読む人（上司・上役）が報告を受けて大事なことを判断することです。ですから
「誰に何を判断してほしいのか」
「誰にどんな判断をしてほしいのか」
「その判断を下すのに必要な材料は全て盛り込まれているのか」
を意識しながら作成しましょう。直属の上司が読む報告書なのか、経営層が読む報告書なのか、のよって求められる情報は変わります。
1-3.6W4Hで情報を整理
6W
When いつ 什么时候 ？（时间・日期）
Where どこで 在哪儿？（地点・地区）
What 何が・何を 所什么（主题・内容）
Who 誰が 由谁？（誰の責任で）把谁？（誰を）和谁？（誰と）
Why なぜ 为什么？（理由・原因・目的）
Whom 誰にたいして 对象是谁？（对方・目标对象）
4H
How どのように 怎么做？
How much いくら 多少费用？
How many いくつ 多少量？
How long どれくらい 多长时间？
6つのWと4つのHを意識して情報を整理することで、過不足ない内容に仕上がります。
目的を明確にし、格式や構成を決め、必要な情報を整理して実際に書いていく。これら一連の流れはレポートを書く言語が日本語であれ中国語であれ、変わらない重要なポイントです。
1-4.定番の構成・格式（フォーマット）・表現をつかう
各報告書によってそれぞれ決まった格式があるはずです。かつ、決まった構成や格式で記載されたものは読みやすさがあります。
ですから、読み慣れている形式や表現を用いて作成しましょう。
1-5.ネイティブチェックを入れる
作成した中国語による報告書は提出前の見直し・推敲の段階でネイティブに文章のチェックをしてもらいましょう。ただし、レポートの内容が中国人の部下には見せられない内容である場合にはChatGPTを使ってチェックするのもいいでしょう。
1-6.生成AIを使う際のおすすめ中国語プロンプト
ChatGPTが訳す中国語は100％正しいわけではありませんが、Google翻訳よりはかなり精度の高い翻訳をします。
ただし、ChatGPTは中国からは普通にアクセスできないため、中国在住の方は「文心一言」や、アリババの「通义千问」を使うといいでしょう。
「文心一言」は中国百度の生成AIですので、中国語チェックで使用する分にはむしろChatGPTよりも良いといえます。
プロンプトは以下の中国語文を入れるといいでしょう。
”请检查上述中文文本，看是否有语法或意义上的错误”
このプロンプトで指示しておけば、文法上の誤りを指摘してくれるだけでなく、より良い表現を提案もしてくれます。
こうしたポイントを考慮しながらレポートを書く積んでいきましょう。
2.正式な文章の書き方、日中の違い
日本と中国では、正式な文章において書き方のルールの違いがあるので、違いの一部をご紹介します。
2-1.字下げ
段落が変わる時、日本語は一字下げを基本としますが、中国語では二字分下げることが多いようです。
＜日本語の場合＞
“2022年の日本経済状況レポート”
1. 概要
2022年の日本経済は、コロナ禍からの回復に向けた重要な年でしたが、依然として複数の困難な状況に直面しました。パンデミックの影響、供給チェーンの問題、そして国際的な経済不安が経済に大きな影響を及ぼしました。”
＜中国語の場合＞
“中国经济情况报告书（2022-2024年）”
一、引言
本报告旨在全面回顾与分析2022年至2024年中国经济的总体情况，探讨经济增长动力、产业结构变化、内需与外需表现、以及政策环境对经济发展的影响。通过详实的数据与深入的分析，本报告旨在为相关决策者、研究人员及社会公众提供对中国经济现状的深入理解与未来趋势的预测。”
(引用元:中国の生成AI「文心一言」の作成文)
2-2.句読点など記号の種類
日本語と中国語の句読点は一部、異なります。
【。】句号（ju4 hao4）：日本語の「。」と同様、文末に使われます。
例：我喜欢上海。
【，】逗号（duo4 hao4）：文章内の区切りとして使われます。日本語の「、」と違うので注意！
例：我喜欢上海，已经住了三年了。
【、】頓号（dun4 hao4）：例を示す場合に使われます。日本語の「、」と同じ形ですが、用法が違うのでこちらも注意してください。複数の目的語が並列関係の場合は「、」を使います。
例：我喜欢上海、北京、大连等等。
「，」と「、」は中国語においては使い方が異なるので、特に注意してご利用ください。
3.中国語レポートの基本構成
3-1.タイトル
「どういう内容のレポートなのか」が一目でわかるようにタイトル・プロジェクト名・報告内容の方向性などを記載します。
分量によっては目次は必要な場合もあります。
3-2.前書き
報告分の冒頭に書かれる内容。簡潔な言葉で、活動した時間・参加者・場所・背景などをまとめます。
3-3.本文
レポートの主体部分で、活動内容・状況経過・提案内容・合意内容・成果などについて触れます。
また、今後に活かすための現状の課題・改善策・教訓なども含まれます。
英文レポートのように、本文の冒頭に概要を記載してもいいでしょう。
3-4.まとめ
個人的な所感など、レポートを締める内容を記載します。
3-5.署名と日付
日本語のレポートでは、作成者と日付はレポートのトップページのヘッダーや表紙に記載するのが一般的ですが、中国語のレポートでは最後に組織名・作成者名・日付を記載することが多いかもしれません。
4.レポートで使用する中国語表現
4-1.報告書 日中表現対比
では次に、レポートで使用する際に使う主な中国語表現をご紹介します。
＜報告書 日中表現対比＞
| 報告書 | 报告 |
| 記載内容 | 记载事项 |
| 出張先 | 出差地点 |
| 出発日時 | 出发时间 |
| 戻り日時 | 返回时间 |
| 出張者 | 出差人员 |
| 同行者 | 陪同人员 |
| 報告日 | 报告日期 |
| 出張目的 | 出差目的 |
| 経過 | 经过 |
| 活動内容 | 活动内容 |
| 提案内容 | 建议 |
| 合意内容 | 达成协议 |
| 課題 | 主要课题 |
| 成果 | 主要收获 |
| 所感 | 心得 |
| 目標達成度や進捗状況 | 既定目标达成度 |
| 進捗状況 | 进展情况 |
| 反省点（改善点） | 有待改善的地方 |
| 次のアクション | 下一步（下一个行动） |
| 今後の見通し | 未来趋势 |
| 経費 | 经费 |
| その他の特記事項 | 其他备注事项 |
| 付帯資料 | 附件 |
4-2.中国語レポートの簡単な参考例
4-2-1.出張報告書
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青岛出差报告 出差地点：青岛 出差目的 活动经过 ●·9月2日（星期一） ●9月3日（星期二） 下午，拜访了CCCC工厂。交涉对象有小林总经理。据称因工厂的设备效率同去年相比下降至70％，目前正考虑裁员。可能会有劳动纠纷相关的咨询业务。之后拜访了DDDD公司。交涉对象有内田副总经理。年审工作顺利结束。如果没有特殊情况，明年也会继续委托我公司。 ●9月4日（星期三） 出差心得 经费 2024年9月6号 |
上記出張報告の日本語訳
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出張報告書 出張先：青島 出張目的 活動内容 ●5月2日（木） 午後、CCCC工場を訪問。小林社長と面談。工場の設備効率が前年比70%に低下したため、人員削減を検討しているとのこと。労働紛争に関するプロジェクトが発生する可能性あり。その後、DDDD社を訪問。交渉相手は内田副社長。年度監査は順調。特別な事情がない限り、来年も引き続き当社に依頼予定とのこと。 ●5月3日金曜日 所感 経費 2024年9月6日 |
4-2-2.営業日報
| 7月20号 | 上午 | 编写上周大阪、神户出差的业务报告 |
| 下午 |
拜访A公司，首次商谈引进产品ABC事宜。预计交易量为2000个，以积极引进为基本前提。 计划在本周的产品部门会议中提出此事。下次访问时间暂定为5月17日下午14点 |
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| 7月21号 | 上午 | 编写B公司的产品DE计划书，预定于7月28日15点进行第二次商谈。 |
| 下午 | 通过电话或邮件形式预约客户，以便开发新客户。计划接触30家公司，并成功预约5家新客户 | |
| 7月22号 | 上午 | 编写D公司的商品XXX计划书，预定于8月1日10点进行第三次商谈。 制定下一步行动计划。 |
| 下午 |
首次拜访潜在客户E公司。双方互相介绍公司情况，并交换信息。 第二次拜访潜在客户F公司，与商品部小林部长、杨经理共同聚餐。 |
上記営業日報の日本語訳
| 7月20日 | 午前 | 先週の大阪・神戸出張の業務報告書を作成 |
| 午後 |
A社を訪問。製品ABCの導入について初回提案。取引量は2000件を見込んでおり、積極的な導入を基本前提としている。 今週の製品部門会議で提案する予定。次回訪問日時は5月17日午後14時を予定 |
|
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7月21日 |
午前 | B社の製品DE計画書を作成。7月28日15時に第2回の商談を予定 |
| 午後 | テレアポ。新規の潜在顧客獲得のため。30社と接触し、5件のアポを獲得 | |
| 7月22日 | 午前 | D社の商品XXX計画書を作成。8月1日10時に第3回の商談を予定。 次の行動計画を立案 |
| 午後 |
潜在顧客E社を初回訪問。互いに会社の状況をシェア、情報交換。 潜在顧客F社を訪問。2回目。商品部小林部長、楊経理と会食。 |
その他、中国語によるレポートのサンプルをご覧になりたい方は、中国のポータルサイト「百度」でキーワードを「报告样本」や「报告格式模板」などと入力し、いろんな書式やサンプルを探してみてください。
5.参考資料
今回、特に「ビジネスレポート」の観点からその書き方のコツ、ポイント、参考例を紹介しました。より広く「ビジネス中国語」に触れたい場合は、書籍でビジネス用語や表現を学ぶのもおすすめです。
まとめ
中国語でのレポート作成についてご紹介しましたがいかがでしたか？基本的には日本語でのレポート作成と同じで、表現や一部の些細な差があるだけで、基本的な書き方や考え方には日本でも中国でも同じです。
AIなども上手に使いながら、是非ご自身で中国語によるレポートを執筆・完成させてみてください！
記事をお読みいただきありがとうございました。
中国語ゼミ読者のみなさまは、
・ネイティブとの会話を楽しみたい
・仕事で中国語を使えるようになりたい
・HSK、中国語検定に合格してキャリアアップしたい
・ドラマや映画を字幕なしで楽しみたい
・旅行で使える中国語を身につけたい
などなど、夢や目標をお持ちだと思います。
そんなあなたにお願いがあります。
実は今回、「中国語スタート講座」の動画が完成し、このページをご覧いただいた方を対象にモニター受講生を募集します。
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